Amandaeventz - Destination Management Company
convention-amandaeventz

Organizzare una convention aziendale non è un’impresa semplice, né da tutti. Le dinamiche che risiedono nella pianificazione di un evento aziendale di questo tipo sono delicate e profonde. Per tale motivo è importante strutturare la convention con attenzione, metodo e competenza del programma con cui ci si confronta.

Ad avere un ruolo fondamentale, in questo contesto, è sicuramente la comunicazione, che nei nostri giorni sta subendo una rapida e complessa evoluzione. L’avvento dei media moderni, dei social network, degli aggregatori di notizie, ha trasformato infatti il modo in cui le aziende erano solite rivolgersi alle persone e il target di riferimento dei convegni. La convention aziendale può essere esclusiva con un pubblico interno all’azienda o inclusiva, aperta anche a un pubblico. Per fare in modo che essa funzioni e permetta di realizzare gli obiettivi fissati dall’impresa è consigliabile appoggiarsi ad una DMC (Destination Management Company), una compagnia specializzata nella realizzazione di eventi aziendali e nell’erogazione di servizi complementari. Il lavoro di un ufficio tecnico che studia la pianificazione e i fattori di successo degli eventi – per mezzo di uno staff di grafici, web designer, allestitori, operatori video, montatori e fotografi – sarà sicuramente funzionale al raggiungimento dello scopo desiderato. Le strutture operative e di marketing presenti in una DMC permetteranno all’azienda, che si rivolgerà a questa compagnia di professionisti, di ottenere un piano d’azione completamente personalizzato per la propria convention, volto a cogliere le numerose opportunità offerte dal mercato globale.

5 modi per rendere coinvolgente una convention aziendale

Il nostro Paese rappresenta uno degli scenari ideali per la realizzazione di convention aziendali. Ricca di location di alto valore estetico ed organizzativo, oltre che storico e culturale, l’Italia vanta un clima eccezionale e luoghi incantevoli, dall’impressionante impatto visivo. Tuttavia, anche se l’ambientazione geografica e scenografica è un punto che gioca a nostro favore – sempre che siamo capaci di cogliere le opportunità offerte dal territorio ed adattarle alle nostre esigenze – essa non è tutto. Per rendere interessante una convention aziendale ed intrigare il pubblico che vi assiste è necessario tenere a mente alcune regole, facendo leva su determinate strategie di marketing e comunicazione. Ecco 5 modi per rendere coinvolgente una convention aziendale:

  1. Prestare sempre attenzione alla fase di accettazione, curandola nel dettaglio. L’accoglienza degli ospiti è un momento importante dell’evento: permetterà all’azienda di mettere a proprio agio gli invitati, aiutandoli a predisporsi in maniera positiva alla convention aziendale che stanno per seguire. Chi è esperto di accoglienza è sicuramente la Destination Management Company che conosce perfettamente tutti gli operatori locali che entreranno in contatto con gli ospiti e potrà guidarli nelle modalità di accoglienza migliori.
  2. Mostrare uno storytelling dell’evento. Ad apertura della convention, far vedere ai presenti in sala un riassunto delle fasi di pianificazione e realizzazione dell’evento potrà catturare l’attenzione del pubblico, coinvolgendolo anche in merito ai successivi punti che verranno toccati. Se dietro all’organizzazione c’è una DMC, che ha il ruolo di regista rispetto a tutti gli attori coinvolti, selezionati come tasselli di una storia, ci sarà sicuramente un valore aggiunto nel concept dell’evento. Una Destination Management Company organizza l’evento partendo da un progetto di comunicazione che risponda agli obbiettivi dell’azienda: ogni brand ha una storia e ogni evento ne è il racconto. L’obbiettivo è trasformare la storia in emozioni da vivere.
  3. Trovare una location identitaria. Scegliere la giusta venue è fondamentale per stupire con inaspettati setting gli ospiti, facendogli vivere un’atmosfera esclusiva, ma allo stesso tempo facendoli sentire a casa. Ecco perché solo una Destination Management Company ha la conoscenza giusta per selezionare in un territorio la struttura ideale per quella determinata convention, in linea con l’immagine dell’azienda, oltre che con le necessità logistiche. Da non sottovalutare è inoltre la sua capacità di far aprire le porte a location uniche.
  4. Programmare attività sociali e visite culturali. Arricchire il programma con attività complementari può essere una parentesi interessante e stimolante. Quando si organizza un evento non si può chiudersi tra quattro mura, ma bisognerebbe sfruttare l’occasione per fare visite, escursioni e degustazioni alla scoperta del territorio e di ciò che la comunità locale può offrire. Ovviamente la Destination Management Company eccelle proprio nel saper inserire la convention in un contesto più ampio con proposte coinvolgenti.
  5. Invitare personalità di spicco del settore. Questo escamotage renderà l’atmosfera meno tesa, ingessata, rendendo l’incontro più interessante per chi lo segue. Una Destination Management Company che ha la sua forza proprio nella capacità di sviluppare relazioni locali avrà più facilmente i rapporti giusti per riuscire a portare una celebrità o un’autorità, come ambassador dell’evento.